北京儒学文化促进会档案管理制度

一、总则

为规范北京儒学文化促进会（以下简称“本会”）的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统与安全，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律、法规和政策，结合本会实际情况，特制定本制度。 

二、档案管理职责

1. 本会设立专门档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。

2. 档案管理人员应具备高度责任心，熟悉档案管理业务，定期接受档案管理培训。

3. 档案管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。 

三、档案收集与整理

1. 收集范围：凡反映本会工作、业务活动以及其他具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料，均属归档范围。包括但不限于上级来文、本会文件、会议记录、活动资料、会员信息等。

2. 整理要求：归档文件材料应齐全、完整、准确，系统、条理、规范。按照文件的自然形成规律，进行分类、组卷，卷内文件排列有序，条理清楚。

3. 归档时间：每年上半年内，将上一年度形成的文件材料收集齐全，整理立卷，交由档案管理人员归档。特殊载体文件（如照片、音像资料）可适当延长归档时间，但应在办理完毕后及时归档。 

四、档案保管

1. 档案库房：设置专用档案库房，配备必要的档案柜、档案盒等保管设备，确保档案的安全存放。

2. 保管条件：库房内应保持适宜的温湿度（温度14-24℃，湿度45-65%），做好防虫、防霉、防火、防盗等工作。

3. 定期检查：定期对库藏档案进行检查，发现虫蛀、霉变、损坏等现象应及时处理。 

五、档案利用

1. 利用原则：档案利用应遵循合法、合规、安全、便捷的原则。

2. 利用手续：查阅档案需持本会介绍信或有效身份证件，注明查档人身份、查档范围和目的。机密档案和重要档案需经本会领导批准后方可查阅。

3. 利用方式：提供档案原件查阅、复制（手抄、打字、复印、拍照等）等服务。复制档案需经核对无误后盖章生效。

4. 利用限制：严禁擅自摘录、拍照、复制和互相转阅档案，严禁圈划、涂改、撕页和拆卷。对损坏档案者，应追究其责任。 

六、档案销毁

1. 销毁原则：对超过保管期限且无保存价值的档案，经本会领导批准后方可销毁。

2. 销毁方式：销毁档案应指定专人监销，确保档案安全销毁。销毁清册应永久保存。 

七、档案管理制度执行与监督

1. 本会领导应定期对档案管理工作进行检查和指导，确保制度得到有效执行。

2. 档案管理人员应严格遵守本制度，对违反制度的行为应及时纠正并报告领导。

3. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，应给予表彰和奖励；对违反制度造成档案损失的，应追究相关责任人的责任。 

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，解释权归北京儒学文化促进会所有。

2. 本制度如与国家有关档案管理的法律、法规和政策相抵触，以国家法律、法规和政策为准。